Типичные нарушения в деятельности учреждений: обзор Минобрнауки России

© IgorVetushko / Фотобанк Фотодженика

Ведомство обобщило результаты контрольной деятельности и опубликовало информацию о наиболее типичных и значимых нарушениях, выявленных при проверках подведомственных организаций в 2023 году. В обзор включены нарушения в сфере закупок, научной деятельности, соблюдения сотрудниками антикоррупционного законодательства, и др (Письмо Минобрнауки России от 29 марта 2024 г. № МН-22/501-ДП).

Но мы, конечно, остановимся на нарушениях, связанных с ведением бухгалтерского учета, составлением отчетности, расчетами с персоналом, использованием и распоряжением имуществом, а также иными вопросами, близкими каждому бухгалтеру.

Несмотря на ограниченный круг проверяемых, эти результаты ревизий, уверены, будут актуальны для всех организаций бюджетной сферы, поскольку в большинстве своем не связаны со спецификой их деятельности.

Бухгалтерский учет и отчетность

• не отражен на счетах учета факт заключения соглашения на предоставление субсидии на госзадание, что привело к нарушению ведения бухгалтерского учета и искажению информации в регистрах учета;
• документально необоснованное (при отсутствии договора, акта) отражение в учете дебиторской задолженности;
• несвоевременное списание бланков строгой отчетности;
• сведения о проведении ремонта не отражены в Инвентарных карточках учёта основных средств (ф. 0504031);
• приобретенные основные средства своевременно не приняты к учету;
• учет объектов недвижимого имущества и ОЦДИ не на соответствующих счетах;
• неправомерный учет на балансе объектов, не соответствующих критериям актива;
• несоблюдение сроков оплаты товаров, работ, услуг;
• приемка и оплата фактически не исполненных обязательств или обязательств, исполненных с нарушением условий контракта;
• локальным актом не установлен порядок передачи и списания строительных материалов при выполнении ремонтных работ из материалов учреждения - заказчика (материалы переданы подрядчику без оформления Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0504205) и необоснованно списаны без его отчета об их использовании);
• не предъявлены контрагенту требования об оплате неустойки за нарушение сроков исполнения договора;
• необоснованное расходование денежных средств, связанное с обслуживанием неисключительных прав на программные продукты, не учтенных на балансе;
• НМА приняты учету по заниженной стоимости, сформированной без учета затрат на оплату труда работников, занятых при их создании, содержание и эксплуатацию научного оборудования и иных расходов, непосредственно связанных с созданием объекта НМА;
• неотражение в учете факта предоставления НМА в пользование по лицензионному договору;
• несоответствие сведений об объектах имущества, содержащихся в реестре имущества и информационной системе, сведениям бухгалтерского учета и ЕГРН;
• наличие неучтенных объектов имущества - следствие отсутствия инвентаризации;
• не списана с забалансового счета 04 "Сомнительная задолженность" безнадежная к взысканию дебиторская задолженность контрагентов в связи с истечением срока исковой давности, что привело к искажению бухгалтерской отчетности;
• в Сведениях (ф. 0503169, 0503769) в соответствующих графах не отражена долгосрочная дебиторская задолженность.

Планирование и финобеспечение деятельности

• нарушение предельного срока внесения изменений в план ФХД;
• не изменены показатели плана ФХД при подтверждении учредителем потребности использования остатка денежных средств, при изменении объемов планируемых поступлений;
• не утверждено распределение показателей объема госзадания головной организации между филиалами;
• не утвержден локальный акт учреждения, регламентирующий объем и периодичность перечисления средств на госзадание и порядок взаимодействия между учреждением и филиалами по распределению финобеспечения;
• стоимость платных услуг установлена ниже базовых нормативов затрат на оказание такой услуги за счет средств бюджета;
• имущественные налоги уплачены по КФО 4 без учета коэффициента платной деятельности.

Выплаты персоналу и кадровые вопросы

• назначение выплат стимулирующего характера работникам без оценки результативности и качества работы;
• документально необоснованные выплаты работникам за работу с вредными и / или опасными условиями труда без проведения СОУТ;
• неправомерная выплата стипендий, не предусмотренных законодательством;
• локальным актом учреждения не определен размер выплачиваемой материальной помощи;
• отсутствие штатного расписания;
• систематическое заключение с физлицами не срочного трудового договора, а договоров ГПХ;
• осуществление дистанционной работы без оформления соответствующих дополнительных соглашений к трудовым договорам и без предоставления отчетов о проделанной работе;
• не заключены эффективные контракты с работниками, в трудовых договорах не конкретизированы трудовые функции, показатели и критерии оценки эффективности деятельности, не установлен размер вознаграждения, а также размер поощрения за достижение коллективных результатов труда;
• превышение допустимой кратности соотношения среднемесячной заработной платы руководителя учреждения к среднемесячной заработной плате работников;
• неправомерное - без проведения конкурса - заключение трудовых договоров на замещение должностей, подлежащих замещению по конкурсу.

Правовые и организационные вопросы

• совершение сделки с заинтересованностью без одобрения учредителя;
• осуществление приносящей доход деятельности, не предусмотренной Уставом;
• привлечение соисполнителей к выполнению госзадания без уведомления учредителя через ГИС "Электронный бюджет";
• отсутствие экономических обоснований при установлении стоимости платных услуг;
• отсутствие в условиях заключенных договоров ГПХ объемов и вида выполняемых работ, что влечет риск отказа подрядчика от их исполнения и невозмещения им причиненных убытков;
• неполное размещение информации учреждениями на сайте www.bus.gov.ru. Не забывайте, что сверку информации о государственных и муниципальных учреждениях, размещенной на www.bus.gov.ru, проводит не только орган-учредитель, но и Казначейство - два раза в год.
• Нецелевое и неэффективное использование бюджетных средств
• расходование средств федерального гранта на цели, не соответствующие его предоставлению;
• нецелевое использование средств, выделенных в рамках реализации нацпроекта;
• неправомерное расходование средств на оплату фактически не выполненных ремонтных работ;
• завышение объемов работ в локальных сметных расчетах при проведении капитального ремонта объектов.

Распоряжение имуществом

• отсутствие государственной регистрации права собственности публично-правового образования и иных вещных прав на объекты недвижимого имущества;
• отсутствие архивных документов, подтверждающих возникновение прав на объекты недвижимого имущества. Напомним, что такие документы должны храниться в учреждении постоянно;
• распоряжение ОЦДИ, приобретенным за счет средств субсидии, без согласования с учредителем;
• несанкционированная передача имущества в аренду без оформления договорных отношений а также заключение притворных сделок (договоров возмездного оказания услуг, договоров ответственного хранения, договоров о сотрудничестве и пр.) с целью уклонения от заключения договоров аренды;
• распоряжение имуществом без согласия учредителя и собственника имущества (передача в аренду / субаренду или в безвозмездное пользование, размещение сторонних организаций в помещениях подведомственных организаций по договорам аренды, заключенным на срок до 1 года, размещение банкоматов, вендинговых аппаратов, оборудования мобильной связи);
• отсутствие в договорах аренды недвижимого имущества условия об обязательном страховании арендатором / ссудополучателем гражданской ответственности и имущества от риска утраты, недостачи или повреждения, сдаваемых в аренду помещений;
• непроведение инвентаризации при передаче имущества по договорам аренды.

Анализ ошибок, допущенных коллегами, - хороший способ не наступить на те же грабли. А еще это повод усилить внутренний контроль и напомнить своим сотрудникам об ответственности за подобные нарушения. Не ждите прихода ревизоров - проверьте себя сами.